Unexpected.be

Telling stories for a living

Papier Niet Hier

Paperless

Een paar jaar geleden begon ik al met veel ambitie aan een volledig “paperless” systeem thuis. Ik kocht een Doxie Go en daarmee scande ik met regelmaat al het papier dat ik wou bijhouden in om daarna dat papier te vernietigen.
Het doel was om geen papier meer over te houden en zodoende dus meer overzicht, orde en ook plaats te krijgen.
Die Doxie die doet het nog altijd prima, maar het systeem was nog niet 100% op punt. De Doxie is namelijk perfect voor het geval je een paar papiertjes wil inscannen. Als je echter hopen papier wil scannen, dan is de Doxie Go redelijk omslachtig en duurt het proces te lang waardoor je al snel afhaakt. Daarbovenop had ik nog geen deftig archief systeem om digitaal al het gescande materiaal te bewaren.

Evernote

Een scanner is niks meer dan een manier om het papier te digitaliseren. Er moet een softwarematig archief achter zitten of alles draait hopeloos de soep in. Ik wil me niet perse bezighouden met elk gescand document een naam te geven of tags in te vullen. Teveel werk en teveel werk resulteert in opgeven. Het moet simpeler.
Evernote
De oplossing hiervoor heb ik gevonden in Evernote. Als je Premium klant bent, is het programma namelijk in staat om van OCR te doen waardoor je al je ingescande documenten prima kan doorzoeken. De gescande documenten krijgen dus gewoon een naamgeving mee die gebaseerd is op het moment van scannen en de rest gebeurt via queries die via OCR elke mogelijke zoekterm kunnen vinden.
Eureka! 

Fujitsu ScanSnap iX500

Als ik je vertel dat ik maar liefst 80 liter papiersnippers heb verzameld, dan kan je je wel inbeelden dat ik een hele stapel papier te scannen had. Facturen (bijhouden voor garantie), documenten met informatie die ik nog nodig kan hebben, certificaten van op het werk, documenten van de bank of verzekering… you name it. Hopen en hopen papier dus. En vaak nog recto verso geprint ook.
Ik zocht dus een scanner met een page-feeder die snel werkt, goede resultaten neerzet en die ook nog eens recto verso kan scannen. Oh, en ook graag Evernote integratie aub.
En ja hoor, dat bestaat dus! Say hello to the Fujitsu ScanSnap iX500. Op het internet geprezen voor zijn knappe resultaten en daarbovenop verkoopt Evernote er ook nog eens hun eigen “Evernote Edition” van. Die laatste heb ik niet gekocht wegens veel duurder dan het origineel en er zijn zelfs bepaalde mogelijkheden uitgehaald.
iX500
Amazon DE bleek de goedkoopste en enkele dagen later stond mijn nieuwe office assistant te blinken op mijn bureau. Awesome!
De scanner presteert helemaal zoals ik gehoopt had: supersnel en zonder fouten met een kwaliteit om blij van te worden. Wanneer je bijvoorbeeld papieren hebt die aan elkaar plakken, zal hij dat detecteren en aangeven dat ie denkt dat er een papier niet gescand is! De iX500 kan ook wireless scannen waardoor je zelfs rechtstreeks naar een mobiel apparaat kan scannen.
Kortom, ik kan de iedereen die op zoek is naar een betaalbare doch krachtige scanner voor thuisgebruik de iX500 aanraden.

Moet Er Nog Papier Zijn?

Ondertussen scan ik lustig verder. Af en toe trek ik nog eens een schuif open met een hoop papieren die dan oftewel per direct door de shredder gaan oftewel eerst langs de iX500 / Evernote combo passeren. Geleidelijk aan verdwijnt al het papier dus ten huize Unexpected en om de instroom zoveel mogelijk te beperken, gebruik ik Zoom IT en Doccle of E-facturen waar mogelijk.
Je kan trouwens niet geloven hoe zalig het is om simpelweg in Evernote een query te lanceren wanneer je naar een bepaald document zoekt. Vroeger impliceerde dat meestal zoeken in mappen en kasten, maar dat is dus voorgoed verleden tijd.
Victory!
Volledig paperless. Elke dag een stapje dichterbij en de finish is in zicht.

1 Comment

  1. Idem hier. Ik heb ook al een groot deel ingescand vorig jaar, maar ik ben nog maar halverwege omdat ik nu een scanner heb waarbij ik elk blad 1 voor 1 moet inscannen. Nu, ik vind dat wel rustgevend om mij mee bezig te houden 🙂

Leave a Reply to Zofie Cancel reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© 2019 Unexpected.be

Theme by Anders NorenUp ↑