Tag: Paperless

Exact een maand geleden schreef ik hier een blogpost – Paperless – waarin ik al uitgelegd heb hoe ik zoveel mogelijk “digital native” werk en de ouderwetse, papieren manier van werken probeer te vermijden.
Het is echter onvermijdelijk dat er toch nog papieren “contraband“, want zo noem ik dat tegenwoordig, in mijn systeem sijpelt. Die papieren worden vandaag verzameld en daarna op de scanner gelegd. En in die zin, leest u ook ineens wat de zwakke schakel is van het systeem, of beter gezegd: de zwakke schakels, in het meervoud dus:

1. De papieren moet verzameld worden wat voor extra werk zorgt + extra “rommel” in de zin van een vergaarbak (meestal in de keuken).
2. Daarna moeten die papieren tot in het bureau geraken, want daar staan de scanners – ik heb een all-in-one met netwerkaansluiting en een flatbed via USB. Meestal gebruik ik de eerste omdat die een pagefeeder heeft en dus een tijdje voort kan als je hem een hoopje papier geeft.
3. Mijn Macbook moet opstaan, want ik verzamel al die scans in folders en voeg meta-data toe met bepaalde software.
4. Als alles gescand is, moeten de papieren versnipperd worden.

Elk van bovenstaande stappen, is er eigenlijk één te veel. Elke stap die je moet nemen, is er één waar je kan “procastrineren” – uitstel gedrag vertonen zeg maar. En laat dat nu iets zijn waar ik best goed in ben ;-).
Om te voorkomen dat de papierhoop te groot wordt of dat ik in een van de eerder genoemde stappen de draad laat vallen, is er maar één oplossing: zoveel mogelijk tussenstappen elimineren op voorhand.
Voor zaken waar je je kan abonneren op digitale exemplaren via ZoomIT ligt de oplossing voor de hand – doen dus! Voor al de andere zaken, moet je dus zelf digitaliseren zonder al die tussenstappen.
Op de smartphone zijn er enkele apps die via de camera kunnen scannen en op zich werkt dat wel goed, maar ideaal is het niet. De batterij gaat sneller leeg, je moet genoeg licht hebben of de flash gebruiken en daarna blijft nog altijd de data op je smartphone staan (tenzij je naar DropBox of een andere cloud storage provider upload als dat kan met de app in kwestie) dus is er nog altijd “werk”. Plus, niet iedereen in huis heeft een smartphone oftewel heeft iedereen er een, maar dan staat de data nog niet centraal toegankelijk.
Ik ga proberen bovenstaand probleem te tackelen via mijn meest recente aankoop: een Doxie Go. Doxie is een merk (eigenlijk rebranding van bestaande scanners, maar met eigen software en paar features extra) van handige, compacte scanners met het oog op wat ik hierboven omschreven heb. Het zijn geen scanners voor de gemiddelde amateurfotograaf, daarvoor zijn de specs ontoereikend.
Concreet zijn er drie varianten: Doxie, Doxie One en Doxie Go. De eerste is een basic versie die niet zonder computer kan functioneren. De Doxie One kan wél zonder computer scannen, maar enkel aan 300DPI (de andere twee ondersteunen ook 600DPI) en moet nog wel in het stopcontact zitten. De laatste is een soort kruising tussen de standaard Doxie en de Doxie One en heeft de naam Doxie Go gekregen.
De Go kan scannen zonder computer en zonder stopcontact (hij beschikt over een ingebouwde herlaadbare batterij, zoals een laptop) én kan zowel in 300DPI als 600DPI scannen. Best of both worlds dus. Hij beschikt over een intern geheugen om de ingescande documenten te bewaren (512MB) en kan ook een SD-kaart meekrijgen wanneer dat niet toereikend is. Als je een EyeFi-wifi SD-kaart gebruikt, kan de scanner zelfs rechtstreeks naar een cloud storage device scannen (die cloud kan even goed een interne NAS zijn bijvoorbeeld) waardoor je nieuwe scans automatisch naar een bepaalde folder kunnen gaan! Zo niet, sluit je de scanner bijvoorbeeld eens per week aan op de computer en dan haal je er alle ingescande documenten af.
Doxie levert ook een eigen software suite mee die het mogelijk maakt om meerdere documenten virtueel aan elkaar te nieten, te exporteren naar bv. Evernote of DropBox of om doorzoekbare PDF bestanden te maken dankzij de inbegrepen ABBYY OCR software.

Op “papier” belooft de Doxie Go dus te doen waar ik nood aan heb: een manier om papier direct te digitaliseren aan de keukentafel, waar de nieuwe post vergaard wordt. Het verzamelen van papier, dat papier naar het bureau brengen en daar alles inscannen naar de computer wordt hiermee volledig omzeild en het resultaat zou moeten zijn dat alle inkomende papieren, direct en door gelijk wie gedigitaliseerd kunnen worden “on the fly”.
Mijn bestelling is sinds gisteren “shipped” dus ik verwacht mijn Doxie Go ergens volgende week te ontvangen. Wordt zonder twijfel vervolgd dus…