Unexpected.be

Telling stories for a living

Tag: Paperless

Papier Niet Hier

Paperless

Een paar jaar geleden begon ik al met veel ambitie aan een volledig “paperless” systeem thuis. Ik kocht een Doxie Go en daarmee scande ik met regelmaat al het papier dat ik wou bijhouden in om daarna dat papier te vernietigen.
Het doel was om geen papier meer over te houden en zodoende dus meer overzicht, orde en ook plaats te krijgen.
Die Doxie die doet het nog altijd prima, maar het systeem was nog niet 100% op punt. De Doxie is namelijk perfect voor het geval je een paar papiertjes wil inscannen. Als je echter hopen papier wil scannen, dan is de Doxie Go redelijk omslachtig en duurt het proces te lang waardoor je al snel afhaakt. Daarbovenop had ik nog geen deftig archief systeem om digitaal al het gescande materiaal te bewaren.

Evernote

Een scanner is niks meer dan een manier om het papier te digitaliseren. Er moet een softwarematig archief achter zitten of alles draait hopeloos de soep in. Ik wil me niet perse bezighouden met elk gescand document een naam te geven of tags in te vullen. Teveel werk en teveel werk resulteert in opgeven. Het moet simpeler.
Evernote
De oplossing hiervoor heb ik gevonden in Evernote. Als je Premium klant bent, is het programma namelijk in staat om van OCR te doen waardoor je al je ingescande documenten prima kan doorzoeken. De gescande documenten krijgen dus gewoon een naamgeving mee die gebaseerd is op het moment van scannen en de rest gebeurt via queries die via OCR elke mogelijke zoekterm kunnen vinden.
Eureka! 

Fujitsu ScanSnap iX500

Als ik je vertel dat ik maar liefst 80 liter papiersnippers heb verzameld, dan kan je je wel inbeelden dat ik een hele stapel papier te scannen had. Facturen (bijhouden voor garantie), documenten met informatie die ik nog nodig kan hebben, certificaten van op het werk, documenten van de bank of verzekering… you name it. Hopen en hopen papier dus. En vaak nog recto verso geprint ook.
Ik zocht dus een scanner met een page-feeder die snel werkt, goede resultaten neerzet en die ook nog eens recto verso kan scannen. Oh, en ook graag Evernote integratie aub.
En ja hoor, dat bestaat dus! Say hello to the Fujitsu ScanSnap iX500. Op het internet geprezen voor zijn knappe resultaten en daarbovenop verkoopt Evernote er ook nog eens hun eigen “Evernote Edition” van. Die laatste heb ik niet gekocht wegens veel duurder dan het origineel en er zijn zelfs bepaalde mogelijkheden uitgehaald.
iX500
Amazon DE bleek de goedkoopste en enkele dagen later stond mijn nieuwe office assistant te blinken op mijn bureau. Awesome!
De scanner presteert helemaal zoals ik gehoopt had: supersnel en zonder fouten met een kwaliteit om blij van te worden. Wanneer je bijvoorbeeld papieren hebt die aan elkaar plakken, zal hij dat detecteren en aangeven dat ie denkt dat er een papier niet gescand is! De iX500 kan ook wireless scannen waardoor je zelfs rechtstreeks naar een mobiel apparaat kan scannen.
Kortom, ik kan de iedereen die op zoek is naar een betaalbare doch krachtige scanner voor thuisgebruik de iX500 aanraden.

Moet Er Nog Papier Zijn?

Ondertussen scan ik lustig verder. Af en toe trek ik nog eens een schuif open met een hoop papieren die dan oftewel per direct door de shredder gaan oftewel eerst langs de iX500 / Evernote combo passeren. Geleidelijk aan verdwijnt al het papier dus ten huize Unexpected en om de instroom zoveel mogelijk te beperken, gebruik ik Zoom IT en Doccle of E-facturen waar mogelijk.
Je kan trouwens niet geloven hoe zalig het is om simpelweg in Evernote een query te lanceren wanneer je naar een bepaald document zoekt. Vroeger impliceerde dat meestal zoeken in mappen en kasten, maar dat is dus voorgoed verleden tijd.
Victory!
Volledig paperless. Elke dag een stapje dichterbij en de finish is in zicht.

Evernote Premium

Na een dik jaar de gratis versie te gebruiken, ben ik eindelijk overstag gegaan en heb ik mezelf een Evernote Premium subscription cadeau gedaan. Evernote is mijn verzamelbak voor zo goed als alles wat ik op korte en / of lange termijn wil bijhouden:

  • Starred Items uit mijn RSS-feeds
  • Ingescande documenten via mijn Doxie
  • Notities / tekeningen die ik in Penultimate / Noteshelf / Bamboo / … maak op de iPad
  • Drafts van blogposts
  • Notities tijdens presentaties

Onder meer het kunnen doorzoeken van de content en bestanden is een extra reden om te switchen. De upload beperking / opslag beperking van de gratis versie was tot nu toe nog geen probleem, maar naarmate ik het meer en meer in mijn workflow integreer, zal ik er wel snel tegenaan lopen.
Enfin ja, ervaringen druppelen wel tot bij u via de vertrouwde weg.

Doxie Has Landed

Mijn Doxie Go en bijhorende Doxia A4 Case zijn vandaag geleverd en de eerste testjes zien er veelbelovend uit! Morgen nog wat meer mee prullen en kijken hoe ik mijn paperless “flow” ga opstellen.
Doxie Go
Het OCR gebeuren werkt trouwens prima: een factuur gescand en dan door de Doxie software laten lopen en TADAAA – searchable en perfecte resultaten. Like! En ik het gezien dat het ook integreerd met Yojimbo.
Wordt ongetwijfeld vervolgd de komende dagen…

Doxie Go

Exact een maand geleden schreef ik hier een blogpost – Paperless – waarin ik al uitgelegd heb hoe ik zoveel mogelijk “digital native” werk en de ouderwetse, papieren manier van werken probeer te vermijden.
Het is echter onvermijdelijk dat er toch nog papieren “contraband“, want zo noem ik dat tegenwoordig, in mijn systeem sijpelt. Die papieren worden vandaag verzameld en daarna op de scanner gelegd. En in die zin, leest u ook ineens wat de zwakke schakel is van het systeem, of beter gezegd: de zwakke schakels, in het meervoud dus:

  1. De papieren moet verzameld worden wat voor extra werk zorgt + extra “rommel” in de zin van een vergaarbak (meestal in de keuken).
  2. Daarna moeten die papieren tot in het bureau geraken, want daar staan de scanners – ik heb een all-in-one met netwerkaansluiting en een flatbed via USB. Meestal gebruik ik de eerste omdat die een pagefeeder heeft en dus een tijdje voort kan als je hem een hoopje papier geeft.
  3. Mijn Macbook moet opstaan, want ik verzamel al die scans in folders en voeg meta-data toe met bepaalde software.
  4. Als alles gescand is, moeten de papieren versnipperd worden.

Elk van bovenstaande stappen, is er eigenlijk één te veel. Elke stap die je moet nemen, is er één waar je kan “procastrineren” – uitstel gedrag vertonen zeg maar. En laat dat nu iets zijn waar ik best goed in ben ;-).
Om te voorkomen dat de papierhoop te groot wordt of dat ik in een van de eerder genoemde stappen de draad laat vallen, is er maar één oplossing: zoveel mogelijk tussenstappen elimineren op voorhand.
Voor zaken waar je je kan abonneren op digitale exemplaren via ZoomIT ligt de oplossing voor de hand – doen dus! Voor al de andere zaken, moet je dus zelf digitaliseren zonder al die tussenstappen.
Op de smartphone zijn er enkele apps die via de camera kunnen scannen en op zich werkt dat wel goed, maar ideaal is het niet. De batterij gaat sneller leeg, je moet genoeg licht hebben of de flash gebruiken en daarna blijft nog altijd de data op je smartphone staan (tenzij je naar DropBox of een andere cloud storage provider upload als dat kan met de app in kwestie) dus is er nog altijd “werk”. Plus, niet iedereen in huis heeft een smartphone oftewel heeft iedereen er een, maar dan staat de data nog niet centraal toegankelijk.
DoxieGo-Box-specsIk ga proberen bovenstaand probleem te tackelen via mijn meest recente aankoop: een Doxie Go. Doxie is een merk (eigenlijk rebranding van bestaande scanners, maar met eigen software en paar features extra) van handige, compacte scanners met het oog op wat ik hierboven omschreven heb. Het zijn geen scanners voor de gemiddelde amateurfotograaf, daarvoor zijn de specs ontoereikend.
Concreet zijn er drie varianten: Doxie, Doxie One en Doxie Go. De eerste is een basic versie die niet zonder computer kan functioneren. De Doxie One kan wél zonder computer scannen, maar enkel aan 300DPI (de andere twee ondersteunen ook 600DPI) en moet nog wel in het stopcontact zitten. De laatste is een soort kruising tussen de standaard Doxie en de Doxie One en heeft de naam Doxie Go gekregen.
De Go kan scannen zonder computer en zonder stopcontact (hij beschikt over een ingebouwde herlaadbare batterij, zoals een laptop) én kan zowel in 300DPI als 600DPI scannen. Best of both worlds dus. Hij beschikt over een intern geheugen om de ingescande documenten te bewaren (512MB) en kan ook een SD-kaart meekrijgen wanneer dat niet toereikend is. Als je een EyeFi-wifi SD-kaart gebruikt, kan de scanner zelfs rechtstreeks naar een cloud storage device scannen (die cloud kan even goed een interne NAS zijn bijvoorbeeld) waardoor je nieuwe scans automatisch naar een bepaalde folder kunnen gaan! Zo niet, sluit je de scanner bijvoorbeeld eens per week aan op de computer en dan haal je er alle ingescande documenten af.
Doxie levert ook een eigen software suite mee die het mogelijk maakt om meerdere documenten virtueel aan elkaar te nieten, te exporteren naar bv. Evernote of DropBox of om doorzoekbare PDF bestanden te maken dankzij de inbegrepen ABBYY OCR software.
wifi-ss2
Op “papier” belooft de Doxie Go dus te doen waar ik nood aan heb: een manier om papier direct te digitaliseren aan de keukentafel, waar de nieuwe post vergaard wordt. Het verzamelen van papier, dat papier naar het bureau brengen en daar alles inscannen naar de computer wordt hiermee volledig omzeild en het resultaat zou moeten zijn dat alle inkomende papieren, direct en door gelijk wie gedigitaliseerd kunnen worden “on the fly”.
Mijn bestelling is sinds gisteren “shipped” dus ik verwacht mijn Doxie Go ergens volgende week te ontvangen. Wordt zonder twijfel vervolgd dus…

© 2018 Unexpected.be

Theme by Anders NorenUp ↑