Unexpected.be

Telling stories for a living

Tag: Evernote

Papier Niet Hier

Paperless

Een paar jaar geleden begon ik al met veel ambitie aan een volledig “paperless” systeem thuis. Ik kocht een Doxie Go en daarmee scande ik met regelmaat al het papier dat ik wou bijhouden in om daarna dat papier te vernietigen.
Het doel was om geen papier meer over te houden en zodoende dus meer overzicht, orde en ook plaats te krijgen.
Die Doxie die doet het nog altijd prima, maar het systeem was nog niet 100% op punt. De Doxie is namelijk perfect voor het geval je een paar papiertjes wil inscannen. Als je echter hopen papier wil scannen, dan is de Doxie Go redelijk omslachtig en duurt het proces te lang waardoor je al snel afhaakt. Daarbovenop had ik nog geen deftig archief systeem om digitaal al het gescande materiaal te bewaren.

Evernote

Een scanner is niks meer dan een manier om het papier te digitaliseren. Er moet een softwarematig archief achter zitten of alles draait hopeloos de soep in. Ik wil me niet perse bezighouden met elk gescand document een naam te geven of tags in te vullen. Teveel werk en teveel werk resulteert in opgeven. Het moet simpeler.
Evernote
De oplossing hiervoor heb ik gevonden in Evernote. Als je Premium klant bent, is het programma namelijk in staat om van OCR te doen waardoor je al je ingescande documenten prima kan doorzoeken. De gescande documenten krijgen dus gewoon een naamgeving mee die gebaseerd is op het moment van scannen en de rest gebeurt via queries die via OCR elke mogelijke zoekterm kunnen vinden.
Eureka! 

Fujitsu ScanSnap iX500

Als ik je vertel dat ik maar liefst 80 liter papiersnippers heb verzameld, dan kan je je wel inbeelden dat ik een hele stapel papier te scannen had. Facturen (bijhouden voor garantie), documenten met informatie die ik nog nodig kan hebben, certificaten van op het werk, documenten van de bank of verzekering… you name it. Hopen en hopen papier dus. En vaak nog recto verso geprint ook.
Ik zocht dus een scanner met een page-feeder die snel werkt, goede resultaten neerzet en die ook nog eens recto verso kan scannen. Oh, en ook graag Evernote integratie aub.
En ja hoor, dat bestaat dus! Say hello to the Fujitsu ScanSnap iX500. Op het internet geprezen voor zijn knappe resultaten en daarbovenop verkoopt Evernote er ook nog eens hun eigen “Evernote Edition” van. Die laatste heb ik niet gekocht wegens veel duurder dan het origineel en er zijn zelfs bepaalde mogelijkheden uitgehaald.
iX500
Amazon DE bleek de goedkoopste en enkele dagen later stond mijn nieuwe office assistant te blinken op mijn bureau. Awesome!
De scanner presteert helemaal zoals ik gehoopt had: supersnel en zonder fouten met een kwaliteit om blij van te worden. Wanneer je bijvoorbeeld papieren hebt die aan elkaar plakken, zal hij dat detecteren en aangeven dat ie denkt dat er een papier niet gescand is! De iX500 kan ook wireless scannen waardoor je zelfs rechtstreeks naar een mobiel apparaat kan scannen.
Kortom, ik kan de iedereen die op zoek is naar een betaalbare doch krachtige scanner voor thuisgebruik de iX500 aanraden.

Moet Er Nog Papier Zijn?

Ondertussen scan ik lustig verder. Af en toe trek ik nog eens een schuif open met een hoop papieren die dan oftewel per direct door de shredder gaan oftewel eerst langs de iX500 / Evernote combo passeren. Geleidelijk aan verdwijnt al het papier dus ten huize Unexpected en om de instroom zoveel mogelijk te beperken, gebruik ik Zoom IT en Doccle of E-facturen waar mogelijk.
Je kan trouwens niet geloven hoe zalig het is om simpelweg in Evernote een query te lanceren wanneer je naar een bepaald document zoekt. Vroeger impliceerde dat meestal zoeken in mappen en kasten, maar dat is dus voorgoed verleden tijd.
Victory!
Volledig paperless. Elke dag een stapje dichterbij en de finish is in zicht.

Handleidingen

Kent ge dat – ge koopt iets, alles werkt goed, no issues. Na een tijdje brandt er een lampje en heb je geen enkel idee wat die cryptische boodschap betekent.
Geen probleem denk je dan, ik neem er effe de handleiding bij. Hell! Waar had ik die gelegd? Welcome to my world… tot voor kort.
Sommige mensen verzamelen alle handleidingen met als resultaat dat je na een tijdje een serieuze hoop papier hebt. Begin maar te zoeken als je iets nodig hebt. En ook, wie zoekt de handleiding van een versleten toestel om samen met het toestel te recycleren? Inderdaad… dus nog meer papier en nog meer bomen om het bos niet meer door te zien.
Oplossing? Evernote. Download de digitale versie (veel fabrikanten bieden dit aan) of scan uw papieren handleiding in. Daarna kan de papieren versie in de recyclagemand en als je ooit je handleiding nodig hebt, is het een kwestie van een query’ken los te laten op Evernote en BAM – daar is het gevraagde document.
Evernote kan trouwens PDF bestanden doorzoeken, dus als je naar iets bepaald op zoek bent…
You can thank me later.

Evernote Premium

Na een dik jaar de gratis versie te gebruiken, ben ik eindelijk overstag gegaan en heb ik mezelf een Evernote Premium subscription cadeau gedaan. Evernote is mijn verzamelbak voor zo goed als alles wat ik op korte en / of lange termijn wil bijhouden:

  • Starred Items uit mijn RSS-feeds
  • Ingescande documenten via mijn Doxie
  • Notities / tekeningen die ik in Penultimate / Noteshelf / Bamboo / … maak op de iPad
  • Drafts van blogposts
  • Notities tijdens presentaties

Onder meer het kunnen doorzoeken van de content en bestanden is een extra reden om te switchen. De upload beperking / opslag beperking van de gratis versie was tot nu toe nog geen probleem, maar naarmate ik het meer en meer in mijn workflow integreer, zal ik er wel snel tegenaan lopen.
Enfin ja, ervaringen druppelen wel tot bij u via de vertrouwde weg.

In navolging van mijn blogpost over Instapaper wil ik graag de schijnwerpers op Evernote richten, een toepassing die net zoals Instapaper cross-platform werkt, gratis is en eveneens een meerwaarde is voor iedereen die meer dan één “online” toestel gebruikt.

Waar Instapaper een vergaarbak is voor interessante links, artikels die je later wil lezen,… is Evernote eerder een “authoring” tool in plaats van een “consuming” tool. Met andere woorden: Evernote gebruik ik om zelf zaken te creëren terwijl Instapaper gebruikt wordt om te consumeren wat anderen online doen.
Evernote laat je toe om tekstjes te schrijven en die dan online te syncen zodat ze ook beschikbaar zijn op je andere toestellen. Persoonlijk gebruik ik Evernote vooral om blogposts zoals deze in te schrijven, maar je kan het evengoed gebruiken voor kattebelletjes! Op die manier begin ik soms aan een blogpost in bed op de Mac om er daags nadien verder aan te werken op de ThinkPad, tijdens de middagpauze op het werk zeg maar. En zo kan ik nog wel enkele voorbeelden opsommen.
Verder kan je er ook foto’s naartoe sturen om bijvoorbeeld later te integreren in een blogpost. De teksten / foto’s / post-it’s / … die je in Evernote maakt, kunnen tevens worden vergezeld van “tags” zodat je eenmaal je archief begint te groeien, makkelijk dat ene bestand kan terugvinden. Je kan ook binnen Evernote verschillende notebooks aanmaken om het geheel wat overzichtelijker te houden, maar daar doe ik (nog) niet aan mee. Voor mij volstaat een enkele notebook en de nodige tags aan de tekstjes.

In de eerste paragraaf zei ik dat Evernote gratis is, wat niet gelogen is, maar er is een “maar” aan verbonden. In de gratis versie mag je per maand 40MB aan “data” synchronizeren. Aangezien ik de toepassing in 98% van de gevallen gebruik voor tekst, is dat meer dan voldoende. Wanneer je echter veelvuldig gebruik gaat maken van de mogelijkheid om foto’s te uploaden, dan vrees ik dat die 40MB snel opgebruikt zal zijn.
De betalende versie kost $45 per jaar en biedt volgende voordelen ten opzichte van de gratis editie:

  • Monthly upload allowance increased to 500MB
  • Add, synchronize, and access any file across platforms and devices
  • Maximum note size upgraded to 50MB
  • For iPhone and iPod Touch users, access your notebooks offline
  • Search within PDFs
  • Stronger security through SSL encryption at login and note transfer
  • Priority image recognition
  • Premium support
  • No ads

Op zich mooie extra’s, maar die 500MB heb ik niet nodig, en om alle soorten files te sync’en gebruik ik DropBox al. Offline access zou leuk zijn maar ik heb bijna altijd toegang tot internet en die ene keer dat ik echt offline ben, zal dat wel een reden hebben ;-). De “no ads” is niet zo speciaal, want de reclame is beperkt tot een klein rechthoekje linksonderaan (vergelijk het met MSN Messenger, wie ziet die reclame nog na een tijdje?).
Evernote – een interessante tool die ik dagelijks gebruik en iedereen adviseer om te proberen. En het is netjes complementair met Instapaper.

In navolging van mijn blogpost over Instapaper wil ik graag de schijnwerpers op Evernote richten, een toepassing die net zoals Instapaper cross-platform werkt, gratis is en eveneens een meerwaarde is voor iedereen die meer dan één “online” toestel gebruikt.


Waar Instapaper een vergaarbak is voor interessante links, artikels die je later wil lezen,… is Evernote eerder een “authoring” tool in plaats van een “consuming” tool. Met andere woorden: Evernote gebruik ik om zelf zaken te creëren terwijl Instapaper gebruikt wordt om te consumeren wat anderen online doen.

Evernote laat je toe om tekstjes te schrijven en die dan online te syncen zodat ze ook beschikbaar zijn op je andere toestellen. Persoonlijk gebruik ik Evernote vooral om blogposts zoals deze in te schrijven, maar je kan het evengoed gebruiken voor kattebelletjes!

Verder kan je er ook foto’s naartoe sturen om bijvoorbeeld later te integreren in een blogpost. De teksten / foto’s / post-it’s / … die je in Evernote maakt, kunnen tevens worden vergezeld van “tags” zodat je eenmaal je archief begint te groeien, makkelijk dat ene bestand kan terugvinden. Je kan ook binnen Evernote verschillende notebooks aanmaken om het geheel wat overzichtelijker te houden, maar daar doe ik (nog) niet aan mee. Voor mij volstaat een enkele notebook en de nodige tags aan de tekstjes.

In de eerste paragraaf zei ik dat Evernote gratis is, wat niet gelogen is, maar er is een “maar” aan verbonden. In de gratis versie mag je per maand 40MB aan “data” synchronizeren. Aangezien ik de toepassing in 98% van de gevallen gebruik voor tekst, is dat meer dan voldoende. Wanneer je echter veelvuldig gebruik gaat maken van de mogelijkheid om foto’s te uploaden, dan vrees ik dat die 40MB snel opgebruikt zal zijn.

De betalende versie kost $45 per jaar en biedt volgende voordelen ten opzichte van de gratis editie:
  • Monthly upload allowance increased to 500MB*
  • Add, synchronize, and access any file across platforms and devices
  • Maximum note size upgraded to 50MB
  • For iPhone and iPod Touch users, access your notebooks offline
  • Search within PDFs
  • Stronger security through SSL encryption at login and note transfer
  • Priority image recognition
  • Premium support
  • No ads
Op zich mooie extra’s, maar die 500MB heb ik niet nodig, en om alle soorten files te sync’en gebruik ik DropBox al. Offline access zou leuk zijn maar ik heb bijna altijd toegang tot internet en die ene keer dat ik echt offline ben, zal dat wel een reden hebben ;-). De “no ads” is niet zo speciaal, want de reclame is beperkt tot een klein rechthoekje linksonderaan (vergelijk het met MSN Messenger, wie ziet die reclame nog na een tijdje?).

Evernote – een interessante tool die ik dagelijks gebruik en iedereen adviseer om te proberen.

© 2018 Unexpected.be

Theme by Anders NorenUp ↑