Unexpected.be

Telling stories for a living

Tag: Archief

Papier Niet Hier

Paperless

Een paar jaar geleden begon ik al met veel ambitie aan een volledig “paperless” systeem thuis. Ik kocht een Doxie Go en daarmee scande ik met regelmaat al het papier dat ik wou bijhouden in om daarna dat papier te vernietigen.
Het doel was om geen papier meer over te houden en zodoende dus meer overzicht, orde en ook plaats te krijgen.
Die Doxie die doet het nog altijd prima, maar het systeem was nog niet 100% op punt. De Doxie is namelijk perfect voor het geval je een paar papiertjes wil inscannen. Als je echter hopen papier wil scannen, dan is de Doxie Go redelijk omslachtig en duurt het proces te lang waardoor je al snel afhaakt. Daarbovenop had ik nog geen deftig archief systeem om digitaal al het gescande materiaal te bewaren.

Evernote

Een scanner is niks meer dan een manier om het papier te digitaliseren. Er moet een softwarematig archief achter zitten of alles draait hopeloos de soep in. Ik wil me niet perse bezighouden met elk gescand document een naam te geven of tags in te vullen. Teveel werk en teveel werk resulteert in opgeven. Het moet simpeler.
Evernote
De oplossing hiervoor heb ik gevonden in Evernote. Als je Premium klant bent, is het programma namelijk in staat om van OCR te doen waardoor je al je ingescande documenten prima kan doorzoeken. De gescande documenten krijgen dus gewoon een naamgeving mee die gebaseerd is op het moment van scannen en de rest gebeurt via queries die via OCR elke mogelijke zoekterm kunnen vinden.
Eureka! 

Fujitsu ScanSnap iX500

Als ik je vertel dat ik maar liefst 80 liter papiersnippers heb verzameld, dan kan je je wel inbeelden dat ik een hele stapel papier te scannen had. Facturen (bijhouden voor garantie), documenten met informatie die ik nog nodig kan hebben, certificaten van op het werk, documenten van de bank of verzekering… you name it. Hopen en hopen papier dus. En vaak nog recto verso geprint ook.
Ik zocht dus een scanner met een page-feeder die snel werkt, goede resultaten neerzet en die ook nog eens recto verso kan scannen. Oh, en ook graag Evernote integratie aub.
En ja hoor, dat bestaat dus! Say hello to the Fujitsu ScanSnap iX500. Op het internet geprezen voor zijn knappe resultaten en daarbovenop verkoopt Evernote er ook nog eens hun eigen “Evernote Edition” van. Die laatste heb ik niet gekocht wegens veel duurder dan het origineel en er zijn zelfs bepaalde mogelijkheden uitgehaald.
iX500
Amazon DE bleek de goedkoopste en enkele dagen later stond mijn nieuwe office assistant te blinken op mijn bureau. Awesome!
De scanner presteert helemaal zoals ik gehoopt had: supersnel en zonder fouten met een kwaliteit om blij van te worden. Wanneer je bijvoorbeeld papieren hebt die aan elkaar plakken, zal hij dat detecteren en aangeven dat ie denkt dat er een papier niet gescand is! De iX500 kan ook wireless scannen waardoor je zelfs rechtstreeks naar een mobiel apparaat kan scannen.
Kortom, ik kan de iedereen die op zoek is naar een betaalbare doch krachtige scanner voor thuisgebruik de iX500 aanraden.

Moet Er Nog Papier Zijn?

Ondertussen scan ik lustig verder. Af en toe trek ik nog eens een schuif open met een hoop papieren die dan oftewel per direct door de shredder gaan oftewel eerst langs de iX500 / Evernote combo passeren. Geleidelijk aan verdwijnt al het papier dus ten huize Unexpected en om de instroom zoveel mogelijk te beperken, gebruik ik Zoom IT en Doccle of E-facturen waar mogelijk.
Je kan trouwens niet geloven hoe zalig het is om simpelweg in Evernote een query te lanceren wanneer je naar een bepaald document zoekt. Vroeger impliceerde dat meestal zoeken in mappen en kasten, maar dat is dus voorgoed verleden tijd.
Victory!
Volledig paperless. Elke dag een stapje dichterbij en de finish is in zicht.

Evernote Premium

Na een dik jaar de gratis versie te gebruiken, ben ik eindelijk overstag gegaan en heb ik mezelf een Evernote Premium subscription cadeau gedaan. Evernote is mijn verzamelbak voor zo goed als alles wat ik op korte en / of lange termijn wil bijhouden:

  • Starred Items uit mijn RSS-feeds
  • Ingescande documenten via mijn Doxie
  • Notities / tekeningen die ik in Penultimate / Noteshelf / Bamboo / … maak op de iPad
  • Drafts van blogposts
  • Notities tijdens presentaties

Onder meer het kunnen doorzoeken van de content en bestanden is een extra reden om te switchen. De upload beperking / opslag beperking van de gratis versie was tot nu toe nog geen probleem, maar naarmate ik het meer en meer in mijn workflow integreer, zal ik er wel snel tegenaan lopen.
Enfin ja, ervaringen druppelen wel tot bij u via de vertrouwde weg.

Een tijdje terug heb ik mezelf een betalende account op “Pinboard” kado gedaan. Pinboard is een online archief van alles wat je op het web tegenkomt en (eventueel) wil archiveren.
Een beetje zoals bookmarks in je browser, maar dan “online” en platform onafhankelijk. Er zijn oplossingen zoals Xmarks (gebruik(te) ik ook) om je bookmarks te sync’en tussen computers, maar met dit systeem surf je eigenlijk naar een website waar je archief staat – Pinboard. Dus ook toegankelijk vanop een computer waarop jouw bookmarks niet gesync’ed zijn (Internet-café, PC van een vriend,…).
Daarnaast kan Pinboard ook informatie uit Delicious, Instaper, Read It Later,… importeren, een archief van je Twitter-account aanleggen,…
Wat je “pinned” naar Pinboard kan je uiteraard voorzien van metadata en je hebt de keuze of je de “pin” al dan niet wil delen met anderen (lees: publiek toegankelijk maken van je gearchiveerd item).
De maker van Pinboard legt ook nog met plezier uit waarom zijn oplossing beter is dan die van de concurrentie – check it.
Oh, en had ik al gezegd dat je volledig archief geïndexeerd kan worden zodat iets zoeken in 1000’den bookmarks “piece of cake” wordt? Bij deze.
Anyway, Pinboard kost $25 per jaar, maar er is ook een gratis versie die alles kan behalve het archiveren. Het proberen waard volgens mij (de betaalde versie kan je trouwens drie dagen testen).

Sinds kort maak ik gebruik van Instapaper. De makers omschrijven hun toepassing als volgt:
“Instapaper facilitates easy reading of long text content. We discover web content throughout the day, and sometimes, we don’t have time to read long articles right when we find them. Instapaper allows you to easily save them for later, when you do have time, so you don’t just forget about them or skim through them.”
Wat het programma doet, is artikels of links naar websites, filmpjes,… die jij interessant vindt, opslaan in een archief om ze later, wanneer je meer tijd hebt, te lezen. En het archief staat online, centraal beheerd dus. Vanop elk toestel heb je dus toegang tot hetzelfde archief.
Persoonlijk vind ik dat dus super interessant, want hoe vaak kom je niet ergens artikels of reviews tegen die je graag wil lezen, maar die te lang zijn om op dat moment door te nemen? Of je ziet in je Twitter-feed links opduiken naar blogposts, YouTube films,… maar je bent met je iPhone op Twitter of je zit in de wachtzaal bij de dokter en het is bijna jouw beurt,… Of je ziet een interessant artikel online tijdens de werkuren, maar je hebt geen tijd om het nu door te nemen of het is niet werkgerelateerd? Kortom, genoeg situaties waar Instapaper een meerwaarde kan bieden denk ik zo.
Vroeger trachtte ik dan te onthouden wat ik moest doen eens ik meer tijd had, maar vaak wist ik het tegen dan niet meer :-s. Instapaper integreert met zo goed als elk OS en elke applicatie waardoor je altijd de knop “Read Later” kan gebruiken. Een klik op die betreffende knop en het artikel zit in je Instapaper archief. Handig!
En het best van al? Instapaper is gratis! Hier heeft het in ieder geval de “must have” status bereikt maakt het de GTD-strategie (GTD staat voor Getting Things Done, kortgezegd technieken om efficiënter te werken en met je beschikbare tijd om te gaan) die ik probeer op te bouwen alvast iets makkelijker.
Instapaper – checken zeg ik u.

© 2018 Unexpected.be

Theme by Anders NorenUp ↑