Ik ben al een tijdje aan de evolutie bezig om helemaal af te stappen van “papier” en volledig “paperless” te werken. Professioneel lukt dit al erg goed en print ik hooguit 5 bladzijden per week (als het er al zoveel zijn), maar privรฉ was er nog werk aan de winkel.
Ik maak zoveel mogelijk gebruik van ZoomIT om alvast de papiermolen van facturen een halt toe te roepen, maar uiteraard zit niet alles en iedereen in die digitale stroom. Kleinere bedrijven, zelfstandigen,… sturen hun factuur nog steeds als vanouds op via de omslag met postzegel. Die zaken komen hier dan in de “inbox” terecht, worden betaald en blijven dan liggen. Na een paar maanden zit je met een onoverzichtelijke stapel papieren en ben je ettelijke uren kwijt om erdoor te waden en orde te scheppen. Hatelijk! En elke keer opnieuw zeg ik tegen mezelf – no more! Maar elke keer is het terug prijs…
Nieuw plan van aanpak (dat al veel eerder tot uitvoering had moeten komen): elk papier dat in de brievenbus valt, wordt afgehandeld (betalen, lezen, reageren,… whatever) en wordt daarna op de scanner gelegd. De digitale versie wordt digitaal geklasseerd met meta-data (makkelijk doorzoekbaar later) en daarna verdwijnt het papieren exemplaar in de “shredder”.
Hetzelfde verhaal met handleidingen, garantiebewijzen van toestellen, notities/tekeningen die ik op papier gemaakt heb,… allemaal de scanner in en digitaal archiveren.
Concreet zou dit moeten leiden tot veel meer orde, minder rommel en geen stress rond de papiermolen. Ook gedaan met zoeken naar dat ene papier (bijvoorbeeld voor de belastingsaangifte): gewoon een query op de computer loslaten en – BAZINGA! – daar staat het document te blinken op het scherm. Niet onbelangrijk: het milieu zal er op de duur ook wel bij varen.
En u? Hoe pakt u dat aan? Of nu ook van plan over te schakelen?