Month: April 2013 (Page 3 of 4)

Iedereen die in het bedrijfsleven zit, kent het fenomeen: “let’s have a meeting!”. Het idee achter een meeting opzetten is (meestal) goed bedoeld: we gaan samenzitten over probleem X en we gaan uitdokteren hoe we dat gaan tackelen met oplossing Y of Z. Soms heb je dan al eens een meeting die de status van die opvolging bespreekt. Fine.
Echter vooral louter theorie. Hoeveel keer zat u al niet in een meeting waarvan u dacht:

Juist ja. Teveel. Gelukkig zijn er manieren om dat tegen te gaan en bij deze enkele manieren waarop ik het probeer tegen te gaan:

• Enkel requests aanvaarden waarvan je denkt dat je aanwezigheid relevant is – erbij zitten om de zaal te vullen is waste of time!
• De meeting beperken in tijd – you’ve got 15 minutes dude / dudette – make it count!
• Een onderwerp definiëren en een range waarin je wil blijven – meetings zijn zoals supergrote problemen – je ziet er geen begin / einde aan als je ze niet categoriseert in kleinere deelproblemen en die dan één per één aanpakt.
• Moderate. Moderate. Moderate. Ik ken genoeg figuren die gespecialiseerd zijn om tijdens een meeting de essentie van de zaak te verliezen en die dan afdwalen naar andere issues die niet relevant zijn (of toch niet voor de huidige agenda van de meeting) – afblokken en regel van drie toepassen: three strikes and you’re out – meeting’s over. Cru, I know, maar rechtvaardig (wel alleen aan te raden in eigen interne meetings en niet met klanten).
• Blijf weg uit een meeting room! Informele meetings aan de koffiemachine, al wandelend door de gang,… zijn voor mij de beste! Hang in de buurt van uw koffiemachine een whiteboard zodat mensen die elkaar vinden en een idee hebben, dat direct kunnen concretiseren. Voor de wandelaars – voorzie om de 20m een whiteboard op gang van uw bedrijf :-). Zot idee, maar dat zou dus wel degelijk “marcheren” als je het mij vraagt.
• Sluit een meeting af met nodige actiepunten, herhaal die en laat degene die de actiepunten toegewezen krijgt, bevestigen dat hij dat begrepen heeft en weet wat ermee gedaan.
• En last but not least (en in mijn ogen één van de meest belangrijke regels): durf NEEN zeggen. Overal zijn er figuren die niets liever doen dan delegeren en “offloaden” naar anderen. Nice try, but no cigar zeg ik daarop! Als je overal JA op zegt, gaat de kwaliteit van je werk naar beneden. Daar wordt niemand blij van en op het einde van de rit wijzen alle vingers in jouw richting.

Zelf pointers en tips? Laat ze gerust achter in de commentaar!